5 conseils pour une gestion efficace de votre système CRM

Les logiciels de CRM sont compatibles avec différents systèmes d’entreprise, mais ils ne sont efficaces que s’ils sont correctement gérés et optimisés. La plupart des entreprises trouvent difficile d’intégrer le système en raison d’un manque de mise en œuvre adéquate. Les logiciels de gestion de la relation client sont conçus pour convenir à tous les niveaux d’activité, des start-ups aux grandes organisations. Le système permet d’améliorer les relations avec les clients, leur fidélisation et la productivité de l’entreprise.

Les entreprises ont tout intérêt à choisir les bons outils CRM pour exploiter tout le potentiel de la CRM. Toutefois, avant d’investir, il est nécessaire d’analyser les besoins et les solutions de l’entreprise et du client. Les entreprises ont généralement tendance à évaluer leurs propres besoins en oubliant les clients et les fournisseurs de CRM, ce qui entraîne des erreurs importantes et des performances médiocres.

Qu’est-ce que la CRM ?



CRM est l’acronyme de Customer Relationship Management (gestion de la relation client). Il s’agit d’une stratégie de gestion des relations et des interactions de votre entreprise avec les prospects et les clients.

La gestion de la relation client ne se limite toutefois pas aux relations avec les clients. Elle englobe désormais la gestion des relations avec toutes les parties prenantes importantes de l’entreprise, par exemple les employés, les fournisseurs et les partenaires de distribution.

Le terme CRM est aussi généralement utilisé en association avec d’autres mots, tels que logiciel CRM ou stratégie CRM. En général, on parle de système de CRM, de solutions de CRM ou d’outil de CRM pour désigner un système de gestion des contacts en général. Ce type de logiciel vous aide à collecter et à stocker les coordonnées de vos contacts et à organiser le suivi de vos clients. Dans la mesure où les données sont stockées dans un emplacement central, vous améliorez considérablement la productivité et la collaboration au sein de votre équipe.

Éléments à considérer avant d’investir dans un logiciel de CRM

Les entreprises doivent tenir compte de plusieurs aspects avant d’introduire un logiciel de CRM pour une gestion et une production efficaces.

– Quels systèmes ou activités de l’entreprise nécessitent l’intervention du CRM ?
– Qui utilisera le logiciel, et combien de départements ont besoin du CRM ?
– La société dispose-t-elle d’un autre logiciel qui requiert un système de CRM pour fonctionner ?
– Quel est le budget de l’entreprise ?

Après avoir répondu à ces questions, les responsables détermineront le fournisseur, le type de CRM et la personne chargée de faire fonctionner le système.

Gestion CRM

Qu’est-ce que la gestion CRM ? Pour la plupart des utilisateurs de CRM, il s’agit de la façon dont la CRM permet de gérer votre entreprise. Cependant, la gestion du CRM est également le fait de maintenir et de mettre à jour votre logiciel d’entreprise qui aide à gérer les contacts/prospects. Le système permet aux utilisateurs de trouver de nouveaux clients grâce à des suivis simples et à un travail facilité pour les équipes de vente et de marketing.

Conseils pour une gestion efficace de votre système CRM

1. Exactitude et qualité des données
Les utilisateurs du logiciel CRM doivent toujours disposer de données correctes sur les clients. Les informations doivent correspondre à chaque prospect pour éviter toute confusion. Il serait en effet regrettable pour le personnel du marketing de trouver des données manquantes ou incorrectes. L’exactitude des données est une priorité pour toute personne qui travaille avec le logiciel CRM. Les responsables de service doivent également veiller à la qualité des données en demandant aux membres de saisir les informations correctes.

Les entreprises peuvent préserver la qualité des données en supprimant les informations inutiles et en mettant à jour le système. Si les données des prospects sont obsolètes et qu’aucune mise à jour n’a été effectuée, l’équipe devra supprimer ces informations pour laisser la place à de nouveaux prospects disposant de données correctes. Veillez à catégoriser les données pour faciliter le processus de récupération sans confondre les utilisateurs.

2. Données complètes
Pour des résultats CRM efficaces, les utilisateurs CRM doivent disposer d’informations complètes sur les prospects. Au cours de la tenue des dossiers, l’utilisateur doit recueillir toutes les informations pertinentes : nom, courriel, localisation, historique des achats, etc. Les informations doivent être sauvegardées pour un accès facile. Après les avoir recueillies, importez tous les détails dans le système et passez-les en revue pour éviter toute erreur.

3. Formation de votre personnel/équipe
Une bonne gestion du CRM commence par une équipe bien formée. Les logiciels de CRM sont dotés de fonctionnalités simples et faciles à comprendre. Toutefois, il est conseillé de familiariser votre équipe avec le système et son fonctionnement. Une fois que les utilisateurs seront à l’aise avec le système, ils pourront travailler plus facilement.

4. Communication synchronisée
La synchronisation permet de sauvegarder et de sécuriser les communications. La plupart des logiciels de CRM proposent une fonction de synchronisation, qui permet de conserver les données des e-mails ou des conversations. Cette fonctionnalité permet aux différentes équipes de mieux comprendre les clients par la suite. Les organisations qui souhaitent une meilleure gestion devraient investir dans un système CRM qui synchronise les données et les appels.

5. Suppression des données dupliquées
La redondance des données dans votre logiciel de CRM est un phénomène courant. Cela occupe de l’espace qui pourrait être utilisé pour de nouvelles informations. Veillez à toujours supprimer tout élément inutile ou toute information redondante afin d’éviter des erreurs telles que l’envoi multiple d’une même information aux prospects. Les organisations peuvent également éliminer les données relatives aux prospects non-réactifs, en particulier lorsque celles-ci sont manquantes ou incorrectes.